Hợp đồng thuê văn phòng với cá nhân

Trong bối cảnh kinh tế năng động hiện nay, nhu cầu thuê văn phòng làm việc ngày càng gia tăng, đặc biệt là đối với các cá nhân hoạt động trong lĩnh vực tự do, khởi nghiệp hoặc các doanh nghiệp nhỏ. Hợp đồng thuê văn phòng với cá nhân đóng vai trò là nền tảng pháp lý quan trọng, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của cả bên cho thuê và bên thuê, đồng thời tạo ra sự minh bạch và ổn định trong quá trình sử dụng không gian làm việc.

Hợp đồng thuê văn phòng với cá nhân là một loại hợp đồng dân sự được lập giữa một bên là người cho thuê (có thể là cá nhân sở hữu hợp pháp bất động sản) và một bên là người thuê (cũng có thể là cá nhân hoặc tổ chức), nhằm mục đích sử dụng không gian làm văn phòng trong một khoảng thời gian và mức giá thỏa thuận.

1. Đặc điểm pháp lý

– Hợp đồng thuê văn phòng có các đặc điểm pháp lý sau:

• Là hợp đồng song vụ: Mỗi bên đều có quyền và nghĩa vụ nhất định. Bên cho thuê có nghĩa vụ bàn giao văn phòng và đảm bảo quyền sử dụng cho bên thuê. Bên thuê có nghĩa vụ thanh toán tiền thuê đúng hạn.
• Là hợp đồng ưng thuận: Chỉ cần sự thỏa thuận giữa hai bên là có thể hình thành hợp đồng, không bắt buộc phải công chứng (trừ khi có thỏa thuận hoặc luật yêu cầu).
• Có thể có thời hạn hoặc vô thời hạn: Phổ biến là hợp đồng thuê có thời hạn từ 6 tháng đến 5 năm.
• Đối tượng thuê: Là bất động sản – cụ thể là diện tích trong tòa nhà, căn hộ, hoặc công trình phù hợp để làm văn phòng.

2. Nội dung cơ bản của hợp đồng thuê văn phòng

Một hợp đồng thuê văn phòng giữa cá nhân cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

a) Thông tin các bên

– Họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú của bên cho thuê và bên thuê.

– Trong trường hợp đại diện theo ủy quyền thì cần có giấy ủy quyền hợp pháp.

b) Mô tả tài sản cho thuê

– Địa chỉ văn phòng, diện tích sử dụng, số tầng (nếu có), tình trạng trang thiết bị (nếu có).

– Kèm sơ đồ mặt bằng, ảnh hoặc biên bản bàn giao (nếu cần).

c) Mục đích sử dụng

– Sử dụng để làm văn phòng làm việc, không sử dụng để kinh doanh ngành nghề bị cấm, không lưu trú qua đêm.

d) Giá thuê và phương thức thanh toán

– Giá thuê theo tháng/quý/năm.

– Phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, thời hạn thanh toán.

– Các chi phí khác: điện, nước, Internet, phí dịch vụ tòa nhà… ai chịu?

e) Thời hạn thuê

– Thời hạn thuê cụ thể: bắt đầu từ ngày nào đến ngày nào.

– Điều kiện gia hạn, chấm dứt trước hạn.

f) Quyền và nghĩa vụ của các bên

• Bên cho thuê:

– Bàn giao tài sản đúng thỏa thuận.

– Đảm bảo quyền sử dụng ổn định, không tranh chấp.

– Sửa chữa, bảo trì phần kết cấu nếu bị hư hỏng do nguyên nhân khách quan.

• Bên thuê:

– Thanh toán đúng hạn.

– Sử dụng đúng mục đích.

– Không tự ý sửa chữa, thay đổi kết cấu, cho thuê lại nếu chưa có sự đồng ý của bên cho thuê.

g) Cam kết, điều khoản chung

– Phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại.

– Giải quyết tranh chấp: thương lượng, trọng tài, tòa án.

– Cam kết về việc đã đọc, hiểu và tự nguyện ký kết hợp đồng.

Xem thêm tại: https://connectland.vn/nha-nguyen-can-cho-thue

3. Một số lưu ý pháp lý khi ký hợp đồng thuê văn phòng với cá nhân

a) Kiểm tra quyền sở hữu

– Người cho thuê là cá nhân cần chứng minh quyền sở hữu hợp pháp với bất động sản cho thuê. Cần yêu cầu cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng, giấy tờ xác nhận sở hữu nhà.

– Nếu người cho thuê là đồng sở hữu, cần có sự đồng ý bằng văn bản của các đồng sở hữu còn lại.

b) Công chứng hợp đồng

– Theo quy định của Luật Nhà ở và Bộ luật Dân sự, hợp đồng thuê nhà không bắt buộc phải công chứng nếu thuê dưới 6 tháng. Tuy nhiên, để đảm bảo pháp lý, nên công chứng hoặc ít nhất là có bên thứ ba làm chứng.

c) Pháp nhân thuê làm văn phòng

– Nếu bên thuê là công ty, cần lưu ý về việc đăng ký địa chỉ trụ sở tại địa chỉ thuê. Cần có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng để nộp lên cơ quan đăng ký kinh doanh.

d) Thuế và nghĩa vụ tài chính

– Người cho thuê (cá nhân) có nghĩa vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân và thuế GTGT theo quy định nếu thu nhập từ cho thuê trên ngưỡng chịu thuế (trên 100 triệu đồng/năm – theo quy định hiện hành). Cần thỏa thuận rõ ràng bên nào chịu thuế này.

Kết luận

Hợp đồng thuê văn phòng với cá nhân là một hình thức giao dịch phổ biến trong môi trường kinh doanh hiện đại, đặc biệt là đối với các công ty khởi nghiệp, freelancer, hoặc các tổ chức nhỏ. Việc ký kết hợp đồng này không chỉ cần đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch mà còn phải đảm bảo yếu tố pháp lý để tránh những rủi ro trong quá trình thực hiện. Các bên cần đọc kỹ, có thể tham khảo ý kiến luật sư khi cần thiết và lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan để làm căn cứ khi có tranh chấp.

Hãy theo dõi trang web Connect Land để cập nhật thêm nhiều tin tức mới nhất!