Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Hạch toán chi phí thuê văn phòng được xem là quy trình quan trọng hơn hết giúp doanh nghiệp cân bằng tốt các khoản chi phí nhằm kiểm soát tài chính hiệu quả. Đồng thời, việc hạch toán chi phí còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế và kế toán, từ đó nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm pháp luật. 

Vậy cách hạch toán chi phí này là gì? Hãy cùng Connect Land tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây. 

Xem thêm:

• Thuê mặt bằng văn phòng công ty cần chú ý gì?
• Những lợi ích khi thuê văn phòng qua đơn vị môi giới uy tín?
• Nên thuê văn phòng quận 1 hay quận 3? 

Khái niệm hạch toán chi phí thuê văn phòng

Là quá trình ghi nhận ác khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thuê văn phòng của doanh nghiệp. Các khoản phí này có thể là tiền thuê hàng tháng, tiền điện nước, phí bảo trì, phí quản lý và một số phí dịch vụ khác,…

Quy trình hạch toán chi phí văn phòng được xem là một nghiệp vụ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chi phí hiệu quả. Qua đó, kế toán có thể đảm bảo rằng các khoản chi tiêu đều được ghi nhận đúng cách cũng như tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ thuế theo quy định. 

Vậy chi phí thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào? 

Tài khoản hạch toán chi phí thuê văn phòng

Trên thực tế, việc hạch toán chi phí vào tài khoản nào sẽ được căn cứ vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ cho bộ phận nào,…Từ đó, kế toán sẽ tiến hành đánh giá và hạch toán vào tài khoản thích hợp. Cụ thể như:

• Tài khoản 627 (Chi phí sản xuất chung): là tài khoản hạch toán cho chi phí thuê văn phòng làm xưởng sản xuất. 
• Tài khoản 641 (Chi phí bán hàng): là tài khoản hạch toán cho chi phí thuê văn phòng làm cơ sở bán hàng hay kho chứa hàng hóa. 
• Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): là tài khoản hạch toán cho chi phí thuê văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty hay nhân viên làm việc. 

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Căn cứ vào từng hình thức thanh toán mà việc hạch toán tiền thuê văn phòng sẽ được quy định theo một số trường hợp sau đây: 

TH1: Thanh toán trước toàn bộ chi phí

Là trường hợp doanh nghiệp thanh toán toàn bộ chi phí văn phòng cho thuê trong một hạn kỳ, thường là một năm thì việc hạch toán sẽ được tính như sau:

VD: Doanh nghiệp thanh toán 120 triệu đồng cho một năm thuê văn phòng

• Nợ TK 642: 120 triệu đồng
• Có TK 111 (Tiền mặt): 120 triệu đồng

hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 120 triệu đồng 

TH2: Trả tiền thuê văn phòng trước nhiều kỳ

Là trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền thuê văn phòng theo nhiều kỳ, thường là mỗi quý thì việc hạch toán được thực hiện như sau: 

VD: Doanh nghiệp trả tiền thuê văn phòng 30 triệu đồng cho 3 tháng

• Nợ TK 642: 30 triệu đồng
• Có TK 111: 30 triệu đồng

hoặc TK 112: 30 triệu đồng  

TH3: Đặt cọc thuê văn phòng

Là trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền đặt cọc thuê văn phòng thì việc hạch toán sẽ được tính như sau: 

VD: Doanh nghiệp đặt cọc 20 triệu đồng và sau đó nhận lại tiền cọc hoặc doanh nghiệp vi phạm hợp đồng phải bồi thường hay sử dụng tiền cọc để thanh toán chi phí thuê. 

TH4: Trả tiền thuê văn phòng hàng tháng

Là trường hợp doanh nghiệp trả tiền thuê văn phòng hàng tháng thì việc hạch toán được tính như sau:

VD: Doanh nghiệp trả tiền thuê hàng tháng là 10 triệu đồng 

• Nợ TK 642: 10 triệu đồng
• Có TK 111: 10 triệu đồng

hoặc TK 112: 10 triệu đồng 

Chi phí được ghi nhận tương tự cho đến khi kết thúc hợp đồng thuê 

TH5: Chi phí thuê văn phòng trả sau

Là trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng nhưng trả tiền sau, thường là vào cuối kỳ thì việc hạch toán được tính như sau:

VD: Doanh nghiệp thuê văn phòng có giá là 30 triệu đồng cho mỗi tháng 

• Nợ TK 642: 30 triệu đồng 
• Có TK 335 (Chi phí phải trả nhưng thực tế chưa chi trả): 30 triệu đồng 

Một số lưu ý khi hạch toán chi phí 

Để quá trình hạch toán chi phí được hiệu quả thì các doanh nghiệp cần phải lưu ý một số điều sau đây: 

Đối với các quy định về Thuế

• Nếu giá trị thuê văn phòng dưới 100 triệu/năm thì doanh nghiệp sẽ được miễn thuế môn bài, thuế TNCN và thuế GTGT. 
• Nếu giá trị thuê văn phòng trên 100 triệu thì doanh nghiệp phải nộp đầy đủ thuế môn bài, thuế TNCN và thuế GTGT.

Đối với Kế Toán 

• Kế toán cần phải căn cứ vào mục đích sử dụng văn phòng của doanh nghiệp để xác định tài khoản hạch toán phù hợp. 
• Kế toán cần phân loại rõ ràng và ghi nhận đúng các tài khoản chi phí tương ứng trong sổ sách. 
• Chi phí thuê văn phòng được hạch toán và thời điểm doanh nghiệp tiếp nhận hóa đơn. 
• Nếu doanh nghiệp chi trả trước nhiều kỳ thì kế toán cần phân bổ chi phí thuê văn phòng theo thời gian sử dụng. 
• Nếu doanh nghiệp chi trả sau thì kế toán cần theo dõi chi phí phát sinh trong kỳ để đảm bảo tính chuẩn xác của các khoản phí theo từng kỳ. 

Kết luận 

Hạch toán chi phí thuê văn phòng là một nghiệp vụ kế toán quan trọng có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Vì thế mà kế toán cần phải nắm vững các quy định về hạch toán nhằm đảm bảo sự chính xác và hợp lệ của các khoản phí. 

Hy vọng bài viết trên sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích. Truy cập website Connectland.vn để cập nhật thêm nhiều tin tức mới nhất nhé!