Những kinh nghiệm thuê văn phòng mà các bạn cần nên lưu ý

Việc thuê văn phòng là một quyết định quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Để có được văn phòng ưng ý và phù hợp với nhu cầu, bạn cần cân nhắc nhiều yếu tố và chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là một số kinh nghiệm thuê văn phòng hữu ích dành cho bạn.

Xác định rõ nhu cầu tìm thuê văn phòng của doanh nghiệp và cá nhân

  • Loại hình văn phòng: các bạn cần xác định rõ về loại hình văn phòng trước khi đi thuê: Văn phòng truyền thống, Văn phòng ảo, văn phòng làm việc chung, văn phòng chia sẽ ( Shared Office), căn hộ văn phòng (Officetel) , văn phòng xanh, văn phòng thông minh (smart office), …
  • Quy mô doanh nghiệp: Số lượng nhân viên hiện tại và dự kiến trong tương lai
  • Ngành nghề kinh doanh: Hình ảnh thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp
  • Vị trí: Giao thông thuận tiện, cơ sở hạ tầng phát triển, xung quanh nhiều tiện ích, phù hợp với khách hàng và mục tiêu

Lưu ý về diện tích khi thuê văn phòng

  • Việc lựa chọn diện tích văn phòng phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu chi phí, đây là yếu tố quan trọng nhất để xác định diện tích văn phòng cần thiết, tạo môi trường làm việc hiệu quả và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng về diện tích khi thuê văn phòng:
  • Số lượng nhân viên: Ước tính số lượng nhân viên sẽ làm việc tại văn phòng, bao gồm cả nhân viên cố định và nhân viên không thường xuyên có mặt.
  • Loại hình công việc: Xác định các loại hình công việc sẽ diễn ra trong văn phòng, ví dụ như công việc văn phòng, sáng tạo, kỹ thuật, v.v. Mỗi loại hình công việc có thể có nhu cầu về diện tích riêng.
  • Khu vực chung: Hỏi kỹ về các tiện ích được sử dụng: như phòng họp, phòng tiếp khách, khu vực pantry, khu vực vệ sinh…
  • Tính diện tích cần thiết: Diện tích sử dụng: Diện tích dành riêng cho khu vực làm việc của nhân viên, bao gồm bàn làm việc, ghế ngồi, tủ kệ, v.v. Diện tích chung: Diện tích dành cho các khu vực chung như phòng họp, phòng tiếp khách, khu vực pantry, khu vực vệ sinh, v.v.
  • Lựa chọn diện tích thuê: Diện tích Net: Diện tích sử dụng thực tế của văn phòng, không bao gồm các khu vực chung và diện tích di chuyển. Diện tích Gross: Diện tích tổng thể của văn phòng, bao gồm cả diện tích sử dụng, diện tích chung và diện tích di chuyển.

Các tiện ích kèm theo khi thuê văn phòng

  • Hệ thống cơ sở hạ tầng: Bao gồm hệ thống điện nước, hệ thống điều hòa không khí, hệ thống phòng cháy chữa cháy, thang máy, v.v.
  • Dịch vụ an ninh: Bao gồm bảo vệ trực 24/7, camera giám sát, kiểm soát ra vào, v.v.
  • Dịch vụ vệ sinh: Bao gồm dọn dẹp văn phòng, khu vực chung, nhà vệ sinh, v.v.
  • Mạng internet và wifi: Cung cấp kết nối internet tốc độ cao cho nhân viên.

Xem kỹ nội quy của tòa nhà khi đi thuê văn phòng

  • Về thời gian làm việc
  • Vấn đề vệ sinh, tác phong và ý thức
  • Hành động bị cấm trong tòa nhà ví dụ như: dẫn thú cưng, hút thuốc, mang những chất cấm ….
  • Nội quy với khách hàng khi vào tòa nhà
  • Nội quy về sử dụng thang máy và an ninh tòa nhà
  • Nội quy về quản lý tài sản của tòa nhà

Lưu ý về các điều khoản và hợp đồng trước khi ký thuê văn phòng

  • Xác định rõ thông tin của chủ và khách hàng khi 2 bên tham gia hợp đồng
  • Nội dung của hợp đồng cần ghi rõ: Mục đích thuê, diện tích thuê, giá thuê, thời hạn hợp đồng, điều khoản thanh toán, điều khoản sửa chữa, điều khoản chấm dứt hợp đồng, điều khoản giải quyết tranh chấp…
  • Hai bên cần thống nhất các nội dung của hợp đồng trước khi ký kết.
  • Hợp đồng cần được ký kết bởi người đại diện hợp pháp của hai bên.
  • Hợp đồng cần có con dấu của hai bên.
  • Nên công chứng hợp đồng để tăng tính pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho hai bên.

Lưu ý các loại phí khi đi thuê văn phòng

Chi phí cố định:

  • Tiền thuê văn phòng: Đây là khoản phí cố định chính và thường chiếm phần lớn trong tổng chi phí thuê văn phòng. Mức giá thuê văn phòng sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí, diện tích, hạng tòa nhà, tiện ích đi kèm, v.v.
  • Phí quản lý tòa nhà: Đây là khoản phí do ban quản lý tòa nhà thu để chi trả cho các dịch vụ chung như vệ sinh, bảo vệ, an ninh, điện nước khu vực chung, v.v. Mức phí quản lý thường được tính theo diện tích mặt bằng thuê.
  • Thuế giá trị gia tăng (VAT): Phí VAT thường được tính trên 10% giá thuê văn phòng và phí quản lý tòa nhà.
  • Tiền đặt cọc: Khi ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn thường phải đóng một khoản tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng. Số tiền đặt cọc thường bằng 1-3 tháng tiền thuê.

Chi phí biến đổi:

  • Tiền điện, nước: Chi phí này phụ thuộc vào mức độ sử dụng và tiêu dùng của khách hàng
  • Internet và truyền hình cáp: Bạn có thể tự trang bị dịch vụ internet và truyền hình cáp hoặc sử dụng dịch vụ do tòa nhà cung cấp.
  • Vệ sinh văn phòng: Bạn có thể tự dọn dẹp vệ sinh văn phòng hoặc thuê dịch vụ vệ sinh bên ngoài.
  • Phí giữ xe máy, ô tô: tùy theo tòa nhà sẽ có chính sách giữ xe miễn phí, nhưng đa số đều phải thu loại phí này

Xem thêm tại: https://connectland.vn/quan-1-van-phong-cho-thue

Nên chọn công ty môi giới uy tín khi thuê văn phòng phòng

  • Uy tín của công ty và kinh nghiệm các các nhân viên tư vấn
  • Chất lượng văn phòng cho thuê
  • Giá cả và điều khoản hợp đồng
  • Dịch vụ khách hàng

Với 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản cho thuê nhà phố và văn phòng Connectland sẽ hứa hẹn mang đến cho khách hàng một trãi nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ tai đây

Trên đây là những kinh nghiệm khi đi thuê văn phòng mà quý khách hàng cần lưu ý để đám phán về hợp đồng thuê một cách tốt nhất. Hãy liên hệ ngay với Connectland để được hỗ trợ tìm thuê văn phòng tốt nhất nhé