Những loại phí khi thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, ngoài tiền thuê cơ bản, còn rất nhiều khoản phí khác mà doanh nghiệp cần lưu ý để có thể lên kế hoạch tài chính một cách chính xác. Dưới đây là Những loại phí khi thuê văn phòng thường gặp:

Chi phí thuê văn phòng cố định

Chi phí thuê văn phòng cố định là những khoản chi mà doanh nghiệp phải trả hàng tháng, hàng năm, không thay đổi theo mức độ sử dụng văn phòng. Đây là những khoản chi mà bạn cần phải lên kế hoạch chi tiêu kỹ lưỡng ngay từ đầu để đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Các loại chi phí thuê văn phòng cố định thường gặp cụ thể là :

Tiền phí thuê văn phòng:

  • Đây là khoản chi phí lớn nhất và cơ bản nhất.
  • Thường được xác định dựa trên kích thước và vị trí địa lý của văn phòng.
  • Có thể bao gồm cả phí quản lý tòa nhà.

Phí dịch vụ:

  • Bao gồm các dịch vụ tiện ích mà tòa nhà cung cấp như:
  • Lễ tân
  • Bảo vệ
  • Vệ sinh
  • Nước sinh hoạt
  • Chiếu sáng khu vực công cộng
  • Vận hành thang máy
  • Diệt côn trùng
  • Chăm sóc cây xanh,…

Thuế VAT:

  • Thực hiện theo các quy tắc của pháp luật.
  • Thường được tính trên tổng giá trị hợp đồng thuê.

Chi phí thuê văn phòng thay đổi tùy thuộc vào mức độ sử dụng thực tế

Chi phí thuê văn phòng biến đổi là những khoản phí không cố định, thay đổi tùy thuộc vào mức độ sử dụng của doanh nghiệp. Khác với chi phí cố định, những khoản chi này có thể tăng giảm theo từng tháng hoặc từng năm.

Các loại chi phí thuê văn phòng biến đổi thường gặp:

Tiền điện điều hòa:

  • Tòa nhà hạng A, B: Thường bao gồm trong phí dịch vụ.
  • Tòa nhà hạng C: Tính riêng theo lượng điện tiêu thụ.
  • Yếu tố ảnh hưởng: Thời gian sử dụng điều hòa, nhiệt độ cài đặt, loại điều hòa.

Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng:

  • Bao gồm điện dùng cho các thiết bị văn phòng, máy tính,…
  • Yếu tố ảnh hưởng: Số lượng thiết bị, thời gian sử dụng, công suất thiết bị.

Phí đỗ xe:

  • Miễn phí: Một số tòa nhà miễn phí chỗ đỗ cho một số lượng xe nhất định.
  • Phải trả phí: Đối với các xe vượt quá số lượng miễn phí hoặc không có chính sách miễn phí.
  • Yếu tố ảnh hưởng: Số lượng xe, loại xe, thời gian đỗ xe.

Phí làm ngoài giờ:

  • Áp dụng: Khi doanh nghiệp làm việc ngoài giờ quy định.
  • Tính theo: Diện tích hoặc số lượng người.
  • Yếu tố ảnh hưởng: Số giờ làm thêm, số lượng nhân viên làm thêm.

Chi phí dịch vụ trong quá trình thực hiện nội thất.

  • Áp dụng: Khi doanh nghiệp tiến hành sửa chữa, cải tạo văn phòng.
  • Bao gồm: Tiền điện, nước, phí vệ sinh,…

 Chi phí thuê văn phòng bất thường

Chi phí thuê văn phòng bất thường là những khoản chi phát sinh ngoài dự kiến, không được liệt kê cụ thể trong hợp đồng thuê và có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong quá trình sử dụng văn phòng. Những chi phí này thường khó dự đoán và có thể gây ảnh hưởng đến ngân sách của doanh nghiệp.

Các loại chi phí thuê văn phòng bất thường thường gặp:

Phí sửa chữa hư hỏng:

  • Do thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự cố bất ngờ.
  • Do lỗi của bên thuê hoặc bên cho thuê.

Phí cải tạo, nâng cấp:

  • Khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi cấu trúc, thiết kế văn phòng.
  • Khi tòa nhà cần bảo trì, nâng cấp.

Phí phạt vi phạm hợp đồng thuê văn phòng:

  • Khi doanh nghiệp vi phạm các điều khoản trong hợp đồng thuê.
  • Ví dụ: Trả tiền thuê trễ, sử dụng văn phòng không đúng mục đích.

Chi phí pháp lý:

  • Phát sinh khi xảy ra tranh chấp liên quan đến hợp đồng thuê.

Chi phí bảo hiểm:

  • Chi phí bảo hiểm cho tài sản, người và các rủi ro khác.

Chi phí thuê văn phòng khác

Bên cạnh các loại chi phí cố định, biến đổi và bất thường đã đề cập ở trên, khi thuê văn phòng, doanh nghiệp còn có thể phải đối mặt với một số chi phí khác không kém phần quan trọng. Những chi phí này thường phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp và có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp.

Các loại chi phí thuê văn phòng khác thường gặp:

Tiền đặt cọc:

  • Thường bằng một hoặc hai tháng tiền thuê.
  • Mục đích: Đảm bảo việc thực hiện hợp đồng.

Chi phí nội thất và trang trí:

  • Bao gồm chi phí mua sắm bàn ghế, tủ, máy lạnh, rèm cửa,…
  • Có thể là chi phí một lần hoặc chi phí chia nhỏ theo từng tháng.

Chi phí bảo trì, sửa chữa:

  • Các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng văn phòng.
  • Ví dụ: Sửa chữa hệ thống điện nước, thay thế bóng đèn, sơn lại tường,…

Chi phí bảo hiểm:

  • Bảo hiểm tài sản, trách nhiệm dân sự, bảo hiểm cháy nổ,…

Chi phí dịch vụ bổ sung:

  • Internet, điện thoại, dịch vụ vệ sinh chuyên sâu,…

Chi phí tiếp khách:

  • Chi phí phục vụ cà phê, trà, nước uống cho khách hàng.

Chi phí văn phòng phẩm:

  • Giấy in, bút, mực, hồ sơ,…

Chi phí đi lại:

  • Chi phí đi lại của nhân viên, chi phí gửi xe,…

Lưu ý các khoản phí thuê văn phòng:

  • Mức phí: Các mức phí trên có thể thay đổi tùy thuộc vào từng tòa nhà, vị trí, diện tích và thời điểm thuê.
  • Hợp đồng thuê: Doanh nghiệp cần đọc kỹ hợp đồng thuê để hiểu rõ các điều khoản về thanh toán, quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.
  • Thương lượng: Bạn có thể thương lượng với chủ nhà để có được mức giá thuê và các điều khoản hợp lý nhất.

Tìm hiểu thêm tại: https://connectland.vn/van-phong-cho-thue

 Kết luận: 

Bạn có muốn tìm hiểu thêm về bất kỳ loại chi phí nào khác  Hoặc bạn có câu hỏi cụ thể nào về cách quản lý chi phí khi thuê văn phòng hãy truy cập web Connect Land ngay nhé.