Những lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng

Việc ký kết hợp đồng thuê và cho thuê văn phòng là một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc lưu ý kỹ các điều khoản trong hợp đồng là vô cùng cần thiết để đảm bảo quyền lợi và tránh những rắc rối phát sinh sau này. Dưới đây là những lưu ý mà Connect Land muốn gửi đến bạn tham khảo

Những lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng bạn cần biết

1. Thông tin cơ bản trên hợp đồng thuê văn phòng:

– Bên cho thuê: Kiểm tra tính pháp lý và giấy tờ của bên cho thuê, chứng minh quyền sở hữu hoặc ủy quyền của bên cho thuê, 

– Bên thuê: Đảm bảo thông tin công ty, đại diện pháp luật được ghi chính xác.

– Địa chỉ: Xác định rõ địa chỉ văn phòng, tầng, số phòng.

– Mục đích sử dụng: Liệt kê rõ ràng mục đích sử dụng văn phòng để tránh vi phạm hợp đồng.

2. Diện tích văn phòng cho thuê:

– Hiểu rõ các khái niệm về diện tích:

Diện tích Gross: Là tổng diện tích mà bạn phải thanh toán, bao gồm cả diện tích sử dụng chung như hành lang, thang máy, nhà vệ sinh,…

Diện tích Net: Là diện tích sử dụng thực tế của văn phòng, tính từ tường kéo dài đến vách ngăn.

– Yêu cầu chủ nhà cung cấp bản vẽ văn phòng: Để kiểm tra kích thước, vị trí các phòng và diện tích từng khu vực.

– Diện tích sử dụng chung: Ngoài diện tích văn phòng, bạn cần xem xét diện tích sử dụng chung như phòng họp, khu vực bếp, nhà vệ sinh,… để đánh giá tổng diện tích mà bạn sẽ phải trả phí.

– Điều khoản điều chỉnh diện tích: Hợp đồng có thể có điều khoản điều chỉnh diện tích trong trường hợp có thay đổi về kết cấu tòa nhà. Bạn cần đọc kỹ điều khoản này để tránh tranh chấp sau này.

3. Giá thuê văn phòng và phương thức thanh toán:

– Giá thuê: Thỏa thuận rõ ràng giá thuê/m2, đã bao gồm các phí dịch vụ chưa?

– Phí dịch vụ: Ngoài giá thuê cơ bản, bạn có thể phải trả thêm các khoản phí như chi phí dịch vụ, điện nước, internet, bảo trì cần rõ ràng về việc có mức tăng giá hàng năm hay không và nếu có thì mức tăng là bao nhiêu.

– Tiền đặt cọc: Bạn có thể phải đặt cọc một khoản tiền tương đương với một đến ba tháng tiền thuê, điều kiện hoàn trả.

– Hình thức thanh toán: Hàng tháng, hàng quý, hoặc theo thỏa thuận. Có thể thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc qua thẻ.

–  Điều khoản điều chỉnh giá: Hợp đồng nên quy định rõ về việc điều chỉnh giá thuê trong tương lai, thường dựa trên chỉ số CPI hoặc các yếu tố khác.

4. Thời hạn hợp đồng thuê văn phòng:

– Thời gian thuê: Thời hạn hợp đồng rõ ràng, có quy định về gia hạn không?

– Điều kiện chấm dứt: Quy định về việc chấm dứt hợp đồng trước hạn, phí phạt.

5. Quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng thuê văn phòng:

Bên cho thuê:

– Bàn giao văn phòng cho bên thuê đúng chất lượng, diện tích và trang thiết bị như đã ghi trong hợp đồng

– Bảo đảm việc cung cấp các dịch vụ tiện ích như điện, nước, internet… theo đúng tiêu chuẩn.

– Sửa chữa những hư hỏng của văn phòng không do lỗi của bên thuê

Bên thuê:

– Sử dụng văn phòng theo đúng mục đích đã thỏa thuận

– Thanh toán đúng hạn các khoản phí.

– Bảo quản tài sản của tòa nhà.

Tuân thủ nội quy của tòa nhà.

6. Các điều khoản khác trong hợp đồng thuê văn phòng:

– Sửa chữa: Quy định về việc sửa chữa, cải tạo văn phòng.

– Bảo hiểm: Bên nào chịu trách nhiệm về bảo hiểm tài sản?

– Tranh chấp: Cách thức giải quyết tranh chấp. Xác định rõ thẩm quyền giải quyết tranh chấp nếu xảy ra mâu thuẫn về hợp đồng, và các khoản phạt nếu có

– Điều kiện đặc biệt: Các điều khoản khác tùy theo thỏa thuận của hai bên.

Tại sao phải lưu ý những thông tin trên khi ký hợp đồng thuê văn phòng

– Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp: Hợp đồng thuê văn phòng là một văn bản pháp lý có giá trị ràng buộc. Việc đọc kỹ và hiểu rõ các điều khoản sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi của mình trong suốt quá trình thuê.

– Tránh tranh chấp: Nếu trong hợp đồng có những điều khoản không rõ ràng hoặc có những điều khoản mập mờ, rất dễ xảy ra tranh chấp giữa bên cho thuê và bên thuê về các vấn đề như giá thuê, thời hạn hợp đồng, sửa chữa, bảo trì…

– Đảm bảo ổn định hoạt động: Một hợp đồng thuê văn phòng tốt sẽ tạo ra một môi trường ổn định cho doanh nghiệp hoạt động. Bạn sẽ không phải lo lắng về việc bị chủ nhà tăng giá bất ngờ hoặc yêu cầu chấm dứt hợp đồng sớm.

– Tối ưu hóa chi phí: Hợp đồng sẽ quy định rõ ràng các khoản phí phải trả, giúp bạn lên kế hoạch tài chính hiệu quả và tránh phát sinh các chi phí không cần thiết.

Xem thêm tại: https://connectland.vn/mat-bang-cho-thue

Những rủi ro nếu không cẩn trọng khi ký hợp đồng thuê văn phòng:

– Bị tăng giá thuê bất hợp lý: Nếu hợp đồng không quy định rõ về việc điều chỉnh giá thuê, chủ nhà có thể tùy ý tăng giá.

– Bị chấm dứt hợp đồng sớm: Nếu hợp đồng không có những điều khoản bảo vệ quyền lợi của người thuê, chủ nhà có thể yêu cầu chấm dứt hợp đồng sớm mà không cần lý do chính đáng.

– Phải chịu các chi phí phát sinh không hợp lý: Nếu hợp đồng không quy định rõ về trách nhiệm sửa chữa, bảo trì, bạn có thể phải chịu các chi phí không thuộc phần của mình.

– Gặp khó khăn trong việc chuyển nhượng hợp đồng: Nếu muốn chuyển nhượng hợp đồng cho bên thứ ba, bạn cần xem xét kỹ các điều khoản liên quan trong hợp đồng.

Tóm lại, việc ký hợp đồng thuê văn phòng đòi hỏi sự cẩn trọng và kỹ lưỡng. Hãy dành thời gian để đọc kỹ hợp đồng, so sánh các lựa chọn và tìm kiếm sự tư vấn thêm từ công ty môi giới Connect Land nếu cần thiết. Một hợp đồng tốt sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động ổn định và phát triển bền vững.