Những lưu ý khi thuê văn phòng

Việc thuê văn phòng là một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc và hình ảnh công ty. Để có một không gian làm việc lý tưởng, bạn cần chú ý những lưu ý khi thuê văn phòng điểm sau:

Xác Định Rõ Nhu Cầu

• Số lượng nhân viên: Hiện tại và dự kiến trong tương lai để tính toán diện tích cần thiết.
• Tính chất công việc: Mỗi ngành nghề có những yêu cầu khác nhau về không gian làm việc (ví dụ: văn phòng startup, công ty công nghệ, công ty truyền thông).
• Ngân sách: Xác định rõ ngân sách để có những lựa chọn phù hợp.
• Tiện ích: Những tiện ích cần thiết như phòng họp, khu vực bếp, khu vực thư giãn.
• Vị trí: Giao thông thuận tiện, gần các tiện ích công cộng, phù hợp với hình ảnh thương hiệu.
• Thiết kế: Không gian làm việc mở, thoáng mát, có đủ ánh sáng tự nhiên.
• An ninh: Hệ thống an ninh tốt để bảo vệ tài sản và nhân viên.
• Thời gian thuê: Ngắn hạn hay dài hạn để lựa chọn hình thức thuê phù hợp.

Vị Trí

Giao thông:

• Đường xá: Đường lớn, dễ tìm, ít kẹt xe.
• Phương tiện công cộng: Gần các trạm xe buýt, ga tàu điện ngầm.
• Bãi đỗ xe: Có bãi đỗ xe rộng rãi, an toàn.

Tiện ích:

• Nhà hàng, quán cafe: Đa dạng các lựa chọn ăn uống.
• Ngân hàng, bưu điện: Tiện lợi cho các giao dịch.
• Trung tâm thương mại: Đáp ứng nhu cầu mua sắm, giải trí của nhân viên.

Môi trường xung quanh:

• An ninh: Khu vực an ninh tốt, đảm bảo an toàn cho nhân viên và tài sản.
• Môi trường: Khí hậu trong lành, không ô nhiễm.

Hình ảnh thương hiệu:

• Phù hợp với ngành nghề: Ví dụ, công ty công nghệ nên chọn vị trí hiện đại, năng động.
• Phù hợp với đối tượng khách hàng: Gần các trung tâm thương mại, khu dân cư cao cấp nếu khách hàng là người có thu nhập cao.

Chi phí:

• Giá thuê: So sánh giá thuê của nhiều tòa nhà để tìm được mức giá phù hợp.
• Chi phí vận hành: Bao gồm phí quản lý, phí bảo trì, điện, nước,…

Diện Tích và Thiết Kế

Diện tích Văn Phòng

Tính toán diện tích:

• Số lượng nhân viên: Mỗi người cần khoảng 6-10m2 để làm việc thoải mái.
• Các khu vực chức năng: Phòng họp, khu vực tiếp khách, khu vực bếp, khu vực thư giãn,…
• Đồ nội thất: Bàn làm việc, ghế, tủ tài liệu,…

Tiêu chuẩn diện tích:

• Văn phòng truyền thống: Mỗi người khoảng 6-10m2.
• Văn phòng mở: Có thể giảm diện tích xuống còn 4-5m2/người.
• Văn phòng chia sẻ: Diện tích còn linh hoạt hơn, tùy thuộc vào hình thức thuê.
• Thiết Kế Văn Phòng

Mục tiêu thiết kế:

• Tăng năng suất: Không gian làm việc thoáng đãng, đủ ánh sáng, yên tĩnh.
• Thúc đẩy sáng tạo: Sử dụng màu sắc, ánh sáng và nội thất phù hợp.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Thiết kế phản ánh giá trị và văn hóa của công ty.

Giá Thuê và Các Chi Phí Khác

Giá Thuê Văn Phòng

Yếu tố ảnh hưởng đến giá thuê:

• Vị trí: Trung tâm thành phố thường có giá cao hơn so với các khu vực ngoại ô.
• Tòa nhà: Chất lượng tòa nhà, tiện ích đi kèm, độ mới cũ đều ảnh hưởng đến giá thuê.
• Diện tích: Diện tích thuê càng lớn thì giá thuê càng cao.
• Thời gian thuê: Hợp đồng thuê dài hạn thường có giá ưu đãi hơn.
• Thị trường: Tình hình thị trường bất động sản cũng ảnh hưởng đến giá thuê.

Cách tính giá thuê:

• Theo mét vuông: Đây là cách tính phổ biến nhất, giá thuê được tính trên mỗi mét vuông diện tích sử dụng.
• Theo phòng: Áp dụng cho các văn phòng chia sẻ, giá thuê được tính theo số lượng phòng và tiện ích đi kèm.

Các Chi Phí Khác

Ngoài giá thuê cơ bản, bạn còn phải chi trả thêm các khoản phí khác như:

• Phí quản lý: Bao gồm phí bảo vệ, vệ sinh, sửa chữa, vận hành các thiết bị chung của tòa nhà.
• Phí dịch vụ: Phí sử dụng các dịch vụ tiện ích như internet, điện thoại, nước,…
• Phí đỗ xe: Nếu có nhu cầu sử dụng bãi đỗ xe của tòa nhà.
• Phí bảo trì: Phí bảo trì các thiết bị trong văn phòng.
• Thuế: Thuế sử dụng đất, thuế tài sản,…
• Chi phí trang trí, nội thất: Chi phí để trang trí và trang bị nội thất cho văn phòng

Tiện Ích Đi Kèm

Tiện ích cơ bản:

• Hệ thống an ninh: Camera giám sát, bảo vệ 24/7, hệ thống kiểm soát ra vào.
• Bãi đỗ xe: Đảm bảo chỗ đỗ xe cho nhân viên và khách hàng.
• Hệ thống PCCC: Đảm bảo an toàn cho người và tài sản.
• Thang máy: Tiện lợi cho việc di chuyển.
• Hệ thống điện, nước, internet: Đảm bảo hoạt động ổn định.

Tiện ích nâng cao:

• Phòng họp: Các phòng họp được trang bị đầy đủ thiết bị.
• Khu vực thư giãn: Không gian xanh, phòng gym, phòng chơi game.
• Khu vực ăn uống: Nhà hàng, quán cafe, bếp chung.
• Dịch vụ lễ tân: Hỗ trợ khách hàng và nhân viên.
• Trung tâm hội nghị: Phục vụ cho các sự kiện lớn.
• Các dịch vụ khác: Spa, chăm sóc sức khỏe, cửa hàng tiện lợi,…

 Chủ Sở Hữu và Uy Tín

• Chủ sở hữu: Tìm hiểu về chủ sở hữu tòa nhà để đảm bảo tính pháp lý và uy tín.
• Lịch sử tòa nhà: Kiểm tra lịch sử hoạt động của tòa nhà để đánh giá chất lượng.

 Thời Hạn Hợp Đồng

• Thời hạn: Thỏa thuận thời hạn hợp đồng phù hợp với kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
• Điều khoản gia hạn: Đọc kỹ điều khoản gia hạn để tránh những rủi ro không mong muốn.

Tìm hiểu thêm tại: https://connectland.vn/mat-bang-cho-thue

Khi lựa chọn văn phòng, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng các tiện ích đi kèm để tìm được một không gian làm việc phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.

Bạn có muốn tìm hiểu thêm về các tiêu chí khi lựa chọn tiện ích văn phòng hoặc các xu hướng tiện ích văn phòng hiện nay không? Hãy thường xuyên truy cập web connectland nhé