5 Tiêu chí quan trọng khi chọn mặt bằng văn phòng công ty

Trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc lựa chọn một mặt bằng văn phòng công ty phù hợp không chỉ gia tăng hiệu suất làm việc mà còn thu hút, giữ chân nhân tài. Vậy doanh nghiệp nên chọn văn phòng như thế nào, cần lưu ý những gì để lựa chọn đúng và hiệu quả? sẽ là những thông tin chính mà Connect Land chia sẻ đến bạn trong bài viết dưới đây. 

Xem thêm:

• Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng
• Giá văn phòng cho thuê Quận 4 là bao nhiêu?
• Nên thuê văn phòng ở Quận 1 hay Quận 3?

Vị trí mặt bằng văn phòng công ty

Vị trí chính là yếu tố tiên quyết đầu tiên mà hầu hết các doanh nghiệp quan tâm khi thuê mặt bằng văn phòng công ty. Văn phòng có vị trí tọa lạc thuận lợi tựa như chiếc cầu nối giúp bạn dễ dàng tiếp cận với mọi phân khúc khách hàng, tìm kiếm đối tác hay tuyển dụng người tài. Ngoài ra, một văn phòng công ty có vị trí gần các khu tiện ích dân cư, trung tâm thương mại, bệnh viện, trường học,…được xem là lợi thế lớn cho doanh nghiệp khi di chuyển lưu thông hay tiến hành giao dịch thương mại hiệu quả. 

Chính vì thế mà khi lựa chọn mặt bằng văn phòng, nhất là khi cân nhắc yếu tố vị trí thì bạn cần phải “tự giải đáp” một số câu hỏi quan trọng cho vấn đề này như sau:

• Đường đi đến văn phòng công ty có thuận tiện không? 
• Khu vực xung quanh văn phòng chủ yếu là các cơ sở nào? Có an ninh và dễ dàng tiếp cận với các dịch vụ tiện ích không?
• Tiềm năng phát triển của doanh nghiệp khi đặt trụ sở văn phòng tại khu vực này. 

Xác định mô hình văn phòng 

Sau vị trí thì mô hình văn phòng chính là yếu tố quan trọng thứ 2 mà bạn không nên bỏ qua để lựa chọn một mặt bằng văn phòng công ty phù hợp. Bởi điều này có thể tác động trực tiếp đến chi phí và tính vận hành linh hoạt, thuận tiện của doanh nghiệp trong tương lai. 

Hiện nay có rất nhiều mô hình văn phòng được triển khai nhằm mục tiêu hoạt động hiệu quả, năng suất và ứng biến linh hoạt trên thị trường cạnh tranh. Và một số mô hình văn phòng phổ biến như văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói, văn phòng co-working space, văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo,….Qua đó, các doanh nghiệp và nhà đầu tư có thể lựa chọn đa dạng mô hình văn phòng phù hợp với hướng phát triển và mục tiêu tăng trưởng bền vững trong tương lai. 

Thời hạn cho hợp đồng của từng mô hình công ty có thể là từ 3 tháng – 1 năm, tùy vào nhu cầu và thỏa thuận giữa đôi bên. Do đó mà các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng mô hình mặt bằng văn phòng công ty mong muốn để hoạt động hiệu suất với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của mình. 

Giá thuê văn phòng

Có thể nói, giá thuê luôn là yếu tố quyết định trong việc lựa chọn có nên thuê mặt bằng văn phòng hay không. Một văn phòng có giá thuê thích hợp và ổn định sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí thuê để tập trung tốt hơn vào các khoản chi tiêu và đầu tư kinh doanh hiệu quả. 

Trong đó, giá thuê văn phòng thường phụ thuộc vào những yếu tố như vị trí, diện tích, trang thiết bị, tiện ích, dịch vụ và thời hạn hợp đồng thuê,….Vì thế mà các doanh nghiệp cần tìm hiểu, đánh giá và so sánh kỹ lưỡng các yếu tố trên để lựa chọn văn phòng phù hợp với mức ngân sách của mình. Cụ thể, bạn có thể cân nhắc 2 yếu tố quan trọng để quyết định giá trị khu vực có tương xứng với mức giá thuê hiện tại hay không như:

• Giá thị trường bất động sản
• Các tiện ích dịch vụ đi kèm 
• Thuê mặt bằng kinh doanh tại đây có thể phát triển lâu dài không? 

Diện tích và trang thiết bị

Việc lựa chọn một văn phòng có diện tích và đầy đủ trang thiết bị cần thiết sẽ là bài toán kinh doanh tốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều khoản chi phí, đủ không gian làm việc cho nhân viên mà không phải lãng phí tài nguyên trong thời gian dài. Diện tích văn phòng sẽ được xác định dựa vào số lượng nhân viên, kế hoạch và chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Đồng thời, bạn cũng cần phải cân nhắc đến các thiết bị vật dụng văn phòng cần thiết như máy tính, máy in, máy fax, máy chiếu, màn hình, loa,…nhằm đáp ứng sự thuận tiện trong môi trường làm việc về sau. 

Việc đưa ra một con số cụ thể cho 2 yếu tố diện tích và trang thiết bị sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phân bổ khu vực làm việc để đảm bảo đủ không gian tiếp khách, làm việc, hội họp hay lưu trữ, sinh hoạt chung hiệu quả. 

Chất lượng quản lý an ninh 

Môi trường làm việc lý tưởng không chỉ sở hữu cơ sở vật chất hiện đại mà còn phải đảm bảo tiêu chí an ninh và bảo mật tốt nhất. Điển hình như khi thuê mặt bằng văn phòng công ty, các doanh nghiệp cần phải xem xét các tiêu chí an ninh như hệ thống bảo mật tiên tiến, camera giám sát, hệ thống báo động, PCCC, cửa khóa, thẻ từ và đội ngũ bảo vệ 24/7,…

Văn phòng tòa nhà có đủ các tiêu chí trên sẽ cung cấp thông tin và dịch vụ thiết yếu cho các doanh nghiệp trong việc xử lý cháy nổi, kế hoạch cứu hộ trong tình huống khẩn cấp hay tiếp nhận và giải quyết khiếu nại một cách nhanh chóng nhất. 

Kết luận 

Lựa chọn mặt bằng văn phòng công ty không chỉ là quyết định địa điểm kinh doanh mà còn là tiền đề cho sự phát triển và hướng đi bền vững của doanh nghiệp. Chính vì thế mà ban nên cân nhắc kỹ 5 yếu tố quan trọng kể trên để chọn cho mình một không gian thương mại phù hợp. 

Hy vọng bài viết trên sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích. Để biết thêm thông tin chi tiết về giá thuê văn phòng, diện tích và cơ sở hạ tầng cụ thể, hãy liên hệ ngay đến Connect Land để được hỗ trợ tư vấn nhanh chóng nhé!