Hợp đồng thuê cần có những điều khoản nào để tránh rủi ro?

Một bản hợp đồng thuê văn phòng dày hai mươi trang, đóng dấu đỏ, hai bên cùng ký – nhìn qua thì có vẻ chặt chẽ. Nhưng chặt chẽ về hình thức không đồng nghĩa với an toàn về nội dung. Không ít doanh nghiệp chỉ nhận ra hợp đồng của mình có lỗ hổng khi tranh chấp đã xảy ra: chủ nhà tăng giá bất ngờ giữa kỳ hạn, yêu cầu bồi thường một khoản tiền không hề được nhắc đến khi đàm phán, hoặc từ chối hoàn cọc với lý do mơ hồ.

Bài viết này sẽ khai thác các khía cạnh phòng ngừa rủi ro: những điều khoản nào, nếu thiếu hoặc viết mập mờ, sẽ khiến bên thuê rơi vào thế bất lợi khi có tranh chấp xảy ra.

Vì sao một bản hợp đồng đầy đủ chưa chắc đã bảo vệ được bạn?

Phần lớn tranh chấp phát sinh không phải vì hợp đồng thiếu điều khoản, mà vì điều khoản chỉ viết theo hướng có lợi cho một phía, hoặc lỗ hỏng có thể diễn giải theo nhiều cách khác nhau. Bộ luật Dân sự 2015, tại Điều 472, xác lập hợp đồng thuê tài sản là thỏa thuận tự nguyện giữa hai bên; nghĩa là pháp luật chỉ can thiệp khi có tranh chấp, còn phần lớn quyền lợi thực tế vẫn nằm ở chính những gì đã được ghi hoặc chưa được ghi trong văn bản. Vì vậy, sự an toàn của bên thuê phụ thuộc rất nhiều vào việc họ có chủ động yêu cầu làm rõ từng điều khoản hay không, thay vì trông chờ vào thiện chí của bên cho thuê.

Bảy nhóm điều khoản bắt buộc phải làm rõ trước khi ký

1. Tính pháp lý của mặt bằng và diện tích bàn giao thực tế

Trước khi nói về giá cả, cần làm rõ với bên cho thuê rằng họ có đủ quyền để cho thuê văn phòng hay không? Thông qua giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc văn bản ủy quyền hợp lệ nếu người ký hợp đồng không phải chủ sở hữu trực tiếp. Song, diện tích ghi trong hợp đồng cần được đối chiếu với diện tích thực tế, bao gồm cả cách tính diện tích sử dụng chung như: hành lang, thang máy, khu vệ sinh (nếu có).

2. Giá thuê, phí dịch vụ và lộ trình điều chỉnh giá

Giá thuê cần được quy định rõ đơn vị tính (VNĐ hay USD), đã bao gồm thuế VAT hay chưa, phí dịch vụ có nằm trong giá thuê hay không. Một lưu ý là điều khoản điều chỉnh giá theo thời gian, mức tăng phổ biến trên thị trường dao động 5-10% mỗi năm, nhưng nếu hợp đồng không ấn định con số cụ thể, bên cho thuê hoàn toàn có thể áp mức tăng cao hơn vào những năm sau mà bên thuê khó có cơ sở để phản đối.

Xem thêm: Quy định về chi phí thuê văn phòng

3. Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn trả

Mức đặt cọc thường dao động từ một đến ba tháng tiền thuê tùy phân khúc văn phòng. Điều khoản này cần nêu cụ thể: cọc được hoàn trả trong bao lâu sau khi hợp đồng hết hiệu lực, những trường hợp nào bên cho thuê được quyền khấu trừ, khấu trừ theo cách nào. Thiếu đi sự cụ thể ở đây, khoản cọc – vốn dĩ là công cụ bảo đảm cho cả hai bên, lại dễ trở thành điểm tranh cãi nhiều nhất khi hợp đồng chấm dứt.

Xem thêm: Thuê văn phòng đặt cọc tiền bao nhiêu

4. Quyền và nghĩa vụ sửa chữa, bảo trì, cải tạo

Hỏng hóc trong quá trình sử dụng là điều khó tránh khỏi, hợp đồng cần quy định rõ ai chịu trách nhiệm sửa chữa trong từng trường hợp, ví dụ hao mòn tự nhiên do bên cho thuê chi trả, hư hỏng do lỗi vận hành của bên thuê thì bên thuê tự khắc phục.

Nếu doanh nghiệp có kế hoạch cải tạo nội thất, lắp đặt vách ngăn hay thay đổi kết cấu, điều khoản xin phép trước khi thi công cũng cần được minh bạch, tránh tình trạng bị coi là vi phạm hợp đồng dù chỉ đơn thuần muốn tối ưu không gian làm việc.

Xem thêm: Những lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng.

5. Đơn phương chấm dứt hợp đồng và phạt vi phạm

Đây là nhóm điều khoản quyết định nhất khi tranh chấp, thường bị xem nhẹ khi ký vì không ai muốn nghĩ đến kịch bản xấu. Theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015, một bên có thể chấm dứt hợp đồng đơn phương không bồi thường nếu bên kia vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ; Điều 478 bổ sung các căn cứ, như thuê không trả tiền 3 tháng liên tiếp.

Một hợp đồng chặt chẽ nên liệt kê rõ các hành vi vi phạm, thời hạn thông báo trước khi chấm dứt (thường tối thiểu 30 ngày), và mức phạt theo Điều 418 – tránh phụ thuộc vào cách diễn giải của bên có lợi thế hơn khi tranh chấp.

6. Trường hợp bất khả kháng và bồi thường thiệt hại

Các yếu tố tự nhiên, hay thay đổi đột ngột từ chính sách nhà nước những sự kiện vượt tầm kiểm soát của cả hai bên cần có điều khoản riêng để xử lý, thay vì áp dụng chung với các trường hợp vi phạm hợp đồng thông thường. Nếu không có điều khoản bất khả kháng, một doanh nghiệp buộc phải tạm ngưng hoạt động vì lý do khách quan vẫn có thể bị quy trách nhiệm bồi thường như thể họ chủ động vi phạm.

Về phạm vi bồi thường khi có tranh chấp thực sự xảy ra, Điều 419 Bộ luật Dân sự 2015 quy định thiệt hại được bồi thường bao gồm cả tổn thất thực tế lẫn khoản lợi ích đáng lẽ được hưởng một cơ sở quan trọng để doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi nếu bị đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật.

7. Hoàn trả mặt bằng và phương thức giải quyết tranh chấp

Khi hợp đồng kết thúc thì “văn phòng cần được trả lại trong tình trạng nào?”, nguyên trạng ban đầu, hay giữ nguyên các hạng mục cải tạo đã lắp đặt? Đây là điều khoản cần thống nhất ngay từ lúc ký, không nên để đến sát ngày bàn giao mới thương lượng.

Cuối cùng, phương thức giải quyết tranh chấp: thương lượng trước hòa giải, hay đưa ra tòa án có thẩm quyền để được xác lập rõ ràng, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý nếu chẳng may mâu thuẫn không thể giải quyết nội bộ.

Xem thêm: Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng

Một hợp đồng chặt chẽ bắt đầu từ việc dám hỏi, không phải ngại hỏi

Không ít doanh nghiệp dè chừng khi yêu cầu chỉnh sửa hợp đồng vì sợ bị đánh giá là khó tính, hoặc đơn giản là muốn nhanh chóng hoàn tất thủ tục để chuyển sang lo những việc “quan trọng hơn”. Thực tế thì ngược lại. Một bên cho thuê chuyên nghiệp sẽ hỏi thẳng về các điều khoản còn mập mờ; ngược lại, sự dè dặt của bên thuê mới chính là yếu tố khiến các khoảng trống pháp lý có cơ hội tồn tại đến tận khi tranh chấp nổ ra.

Lời kết

Một hợp đồng thuê văn phòng an toàn không phải là bản hợp đồng dài nhất, mà là bản hợp đồng không để lại lỗ hỏng cho sự diễn giải tùy tiện. Bảy nhóm điều khoản: pháp lý và diện tích, giá thuê và phí dịch vụ, đặt cọc, sửa chữa bảo trì, chấm dứt hợp đồng và phạt vi phạm, bất khả kháng, cùng hoàn trả mặt bằng chính là bảy điểm mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên rà soát kỹ trước khi đặt bút ký, bất kể quy mô lớn hay nhỏ.

Bạn đang chuẩn bị ký hợp đồng thuê mặt bằng và muốn được tư vấn kỹ về các khoản chi phí phát sinh? Để lại bình luận bên dưới hoặc liên hệ ngay Connect Land qua Hotline 0941 977 234 để được hỗ trợ minh bạch, rõ ràng ngay từ đầu. Xem ngay các sản phẩm Mặt bằng cho thuê đang có tại Connect Land, nơi mọi thông tin về chi phí đều được xác minh trực tiếp từ chủ sở hữu.