Trang chủ>>Tin tức>>Góc tư vấn
5 “chi phí chìm” dễ khiến doanh nghiệp hụt hơi khi thuê mặt bằng
Trước khi ký kết hợp đồng, hầu hết chủ doanh nghiệp đều đã tính toán: tiền thuê hàng tháng, tiền cọc, chi phí decor, chi phí nhân sự. Mọi thứ tưởng như đã hoàn hảo. Nhưng ngay vài tháng sau khi khai trương, hoặc tệ hơn là tại thời điểm bàn giao mặt bằng, không ít người mới ngã ngửa vì hàng loạt khoản chi không hề xuất hiện trong dòng “tiền thuê hàng tháng” mà họ đã lên ngân sách từ đầu. Đây chính là những “chi phí chìm”, các khoản phí nằm rải rác trong phụ lục hợp đồng, điều khoản vặt hoặc quy chế nội bộ tòa nhà, đang dần bào mòn dòng tiền của người kinh doanh.
Bài viết này sẽ đưa ra 5 khoản chi phí chìm phổ biến nhất mà chủ doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi ký hợp đồng, bên cạnh những khoản chi phí cơ bản đã được đề cập trong bài Chi phí thuê mặt bằng kinh doanh là gì.
Vì sao “chi phí chìm” lại nguy hiểm hơn cả tiền thuê hàng tháng?
Tiền thuê hàng tháng là con số cố định, dễ xử lý ngay từ đầu. Nhưng chi phí chìm mới thực sự đáng lo ngại: chúng thường phát sinh đột ngột, khó dự đoán và dồn vào đúng những thời điểm dòng tiền đang eo hẹp nhất, như giai đoạn mới khai trương hoặc lúc kết thúc hợp đồng. Với người khởi nghiệp vốn đã tính sát ngân sách, một khoản phát sinh vài chục triệu đồng không nằm trong kế hoạch hoàn toàn có thể khiến dòng tiền vận hành bị đứt gãy ngay trong tháng đầu tiên – giai đoạn sống còn quyết định một cửa hàng có bám trụ được lâu dài với thị trường hay không.
Bóc tách 5 chi phí chìm phổ biến nhất
1. Phí bảo trì, phí dịch vụ quản lý
Đây là khoản chi phổ biến nhất tại các mặt bằng trong trung tâm thương mại, tòa nhà văn phòng hoặc khối đế chung cư, dùng để chi trả cho việc vận hành khu vực chung: bảo vệ, vệ sinh, thang máy, hệ thống PCCC, hệ thống ánh sáng… Điểm đáng lưu ý là khoản phí này thường được tính riêng, tách biệt hoàn toàn với tiền thuê mặt bằng và có thể điều chỉnh tăng theo từng năm mà không cần thương lượng lại toàn bộ hợp đồng.
Với các mặt bằng nhà nguyên căn thông thường, khoản phí này thường không có, nhưng ngay khi chuyển sang các mô hình có ban quản lý chuyên nghiệp hơn thì đây là chi phí bắt buộc phải cộng thêm vào nguồn chi hằng tháng.
Xem thêm: Kinh nghiệm thuê mặt bằng trung tâm thương mại
2. Phí làm thêm giờ
Phần lớn các tòa nhà thương mại, trung tâm mua sắm chỉ hoạt động hệ thống điều hòa trung tâm, thang máy và các dịch vụ kỹ thuật trong giờ hành chính. Nếu chủ mặt bằng cần thi công cải tạo ngoài giờ, hoặc kinh doanh với khung giờ mở cửa sớm/đóng muộn hơn quy định chung, sẽ phải trả thêm phí ngoài giờ, thường được tính theo m² diện tích thuê nhân với số giờ sử dụng ngoài khung tiêu chuẩn, hoặc theo mức phí cố định trên mỗi văn phòng/gian hàng mỗi giờ.
Với các mô hình F&B cần thi công gấp rút để kịp khai trương, con số phát sinh thêm sẽ lên rất nhiều trong vài tuần thi công đầu tiên nếu không được tính toán cẩn thận từ trước.
3. Hao hụt diện tích thực
Một trong những khoản ngầm khác là con số diện tích ghi trên hợp đồng. Diện tích tính tiền thuê thường được đo theo “tim tường”, bao gồm cả phần tường bao, cột và hộp kỹ thuật, trong khi diện tích thực tế có thể sử dụng để bài trí, kê bàn ghế lại là “diện tích thông thủy”, nhỏ hơn rất nhiều.
Mức chênh lệch giữa hai cách tính này có thể dao động 5-10%, đồng nghĩa một mặt bằng 50 m² trên hợp đồng chỉ còn khoảng 45-47 m² diện tích sử dụng thực tế, một khoảng hao hụt không nhỏ nếu tính theo đơn giá thuê mỗi mét vuông. Người thuê nên yêu cầu làm rõ ngay từ đầu cách tính diện tích trong hợp đồng và tiến hành đo đạc thực tế trước khi ký kết.
4. Chi phí hoàn trả mặt bằng
Đây là khoản chi phí thường bị ngó lơ ở giai đoạn ký hợp đồng vì nó chỉ phát sinh khi kết thúc thời hạn thuê, giai đoạn mà người thuê thường không còn nghĩ đến việc đàm phán. Nhiều bên cho thuê quy định bên thuê có nghĩa vụ khôi phục mặt bằng về hiện trạng ban đầu trước khi bàn giao lại, bao gồm tháo dỡ toàn bộ hạng mục cải tạo, sơn sửa lại tường, khôi phục hệ thống điện nước theo đúng bản vẽ gốc. Với các mặt bằng F&B đã sắm sửa nội thất, quầy bar, hệ thống bếp cố định, chi phí tháo dỡ và hoàn trả có thể lên đến hàng chục, hay hàng trăm triệu đồng, một khoản “chìm” thực sự vì nó đem lại giá trị sử dụng nào cho người thuê.
5. Tiền thuê trong “thời gian chết”
Không phải chủ nhà nào cũng đồng ý miễn tiền thuê trong giai đoạn thi công, lắp đặt nội thất trước khai trương. Nếu không đàm phán rõ ràng điều khoản này ngay từ đầu, người thuê vẫn phải trả tiền thuê hàng tháng đầy đủ trong khi mặt bằng chưa tạo ra bất kỳ doanh thu nào. Với các mô hình cần thời gian thi công dài (nhà hàng, quán cà phê có thiết kế riêng), “thời gian chết” này có thể kéo dài 1-2 tháng, tương đương một khoản chi phí chìm đáng kể cộng dồn ngay từ trước ngày khai trương đầu tiên, trong khi dòng tiền nhận được là 0.
Làm sao để không bị động trước chi phí chìm?
Cách hiệu quả nhất không phải là tránh né các khoản phí này vì phần lớn đều là chi phí hợp lý trong vận hành mặt bằng, mà là chủ động yêu cầu làm rõ và đưa vào hợp đồng ngay từ đầu, thay vì để chúng rải rác trong các điều khoản phụ hoặc chỉ được thông báo qua loa bằng miệng. Trước khi ký kết, nên yêu cầu chủ nhà/ban quản lý cung cấp đầy đủ bảng phí dịch vụ, cách tính diện tích, điều khoản hoàn trả mặt bằng và có thể đồng ý miễn phí đồng ý tiền thuê trong giai đoạn thi công.
Xem thêm:
Lời kết
Dòng tiền là “con thuyền” giúp các doanh nghiệp mới vào sống sót giữa đại dương và phần lớn rủi ro về dòng tiền trong giai đoạn đầu kinh doanh không đến từ những khoản chi lớn, dễ thấy, mà đến từ những “cọc đá” nằm ẩn mình. Biết rõ 5 khoản phí trên: phí bảo trì, phí làm thêm giờ, hao hụt diện tích, chi phí hoàn trả mặt bằng và tiền thuê trong thời gian chết, chính là cách chủ doanh nghiệp chủ động kiểm soát ngân sách, tránh rơi vào thế bị động ngay từ những bước đầu tiên trên hành trình kinh doanh.
Bạn đang chuẩn bị ký hợp đồng thuê mặt bằng và muốn được tư vấn kỹ về các khoản chi phí phát sinh? Để lại bình luận bên dưới hoặc liên hệ ngay Connect Land qua hotline 0941 977 234 để được hỗ trợ minh bạch, rõ ràng ngay từ đầu. Xem ngay các sản phẩm Mặt bằng cho thuê đang có tại Connect Land, nơi mọi thông tin về chi phí đều được xác minh trực tiếp từ chủ sở hữu.
